De samenwerking verbeteren tussen afdelingen begint met een eerlijke diagnose. Je moet durven zien waar het écht wringt. We hebben het dan niet over vage klachten, maar over concrete problemen. Denk aan doelen die elkaar tegenwerken, informatie die angstvallig binnen één team blijft hangen of processen die niet op elkaar aansluiten. Dit soort pijnpunten los je niet op met de zoveelste nieuwe tool, maar door de kern van het probleem aan te pakken. En ja, dat levert onder de streep direct resultaat op.
Waarom samenwerking tussen afdelingen vaak vastloopt
Laten we eerlijk zijn: stroeve samenwerking is bijna altijd een symptoom van dieperliggende problemen. Voordat je halsoverkop naar oplossingen zoekt, is het cruciaal om de echte oorzaken te herkennen. Pas als je weet waar de schoen wringt, kun je gericht beginnen met verbeteren.
De bekendste boosdoener is de beruchte ‘silo-mentaliteit’. Je kent het wel: afdelingen opereren als losse eilandjes, elk met hun eigen prioriteiten, processen en soms zelfs een eigen taaltje. Informatie wordt opgepot en alleen gedeeld als het écht niet anders kan. In een groot bedrijf betekent dit dat de linkerkant niet weet wat de rechterkant doet. Het gevolg? Het overkoepelende bedrijfsdoel raakt volledig uit zicht en er wordt dubbel werk gedaan.
De impact van tegenstrijdige doelen
Een belangrijke, maar vaak onzichtbare oorzaak zijn tegenstrijdige KPI's. Hiermee zetten organisaties, vaak onbedoeld, een interne competitie op. Het klassieke voorbeeld is de frictie die je bijna altijd ziet tussen Marketing en Sales.
- Marketing wordt beloond voor het genereren van een groot aantal leads. Kwaliteit is bijzaak.
- Sales wordt afgerekend op de kwaliteit van die leads en de deals die uiteindelijk worden gesloten.
Het resultaat is voorspelbaar: Marketing levert een stortvloed aan leads waar Sales niets mee kan. Dit leidt tot frustratie en vingerwijzen. Op papier halen beide teams misschien hun doelen, maar onderaan de streep levert het de organisatie niets op. Sterker nog, het kost geld en energie.
Conflicterende doelen zoals deze ondermijnen elke poging tot samenwerking. Medewerkers gedragen zich volkomen logisch binnen hun eigen speelveld, maar het gezamenlijke resultaat lijdt eronder.
Een ander voorbeeld zien we vaak tussen de IT-afdeling en de business. IT is gericht op stabiliteit, veiligheid en beheersbaarheid, wat soms resulteert in trage processen en ‘nee’ als standaardantwoord. De business wil juist snelheid en flexibiliteit om in te spelen op de markt. Zonder gedeeld begrip voor elkaars prioriteiten is een botsing onvermijdelijk.
Een gebrek aan goede communicatie en de juiste cultuur
Zelfs met de beste bedoelingen kan het helemaal misgaan door simpelweg slechte communicatie. Als cruciale informatie verspreid is over eindeloze e-mailketens, losse chatberichten en verschillende projecttools, ontstaat er ruis. Niemand weet meer waar de laatste versie van een document staat, wat leidt tot dubbel werk en kostbare fouten.
Uiteindelijk speelt de bedrijfscultuur een allesbepalende rol. In een omgeving waar individuele prestaties en ‘heldendom’ worden beloond, is er weinig reden om een collega van een andere afdeling te helpen. Het verbeteren van de samenwerking vraagt dus om een cultuur waarin teamwork en gezamenlijk succes de norm zijn. Zonder die basis is elke andere inspanning slechts een pleister op de wonde.
Leg een solide basis voor échte samenwerking
Goede samenwerking begint niet met een nieuwe tool of app, maar bij de kern: een glasheldere, gedeelde visie. Dat is het fundament waar alles op rust. Voordat je teams kunt vragen om de handen ineen te slaan, moeten ze snappen waarom ze het doen en wat het gezamenlijke einddoel is. Hier ligt een cruciale taak voor het management.
Het begint allemaal met het formuleren van een overkoepelende missie. Een missie waarin elke afdeling zich herkent en ziet hoe zij bijdraagt aan het grotere geheel. Dit moet veel meer zijn dan een holle frase op de website; het moet de rode draad zijn die door alle beslissingen en prioriteiten loopt. Zo krijg je de neuzen dezelfde kant op.
Van losse doelen naar een gezamenlijke missie
De volgende stap is het doorbreken van die typische afdelingsdoelen die onbedoeld voor concurrentie zorgen. Stap over op gezamenlijke, cross-functionele doelstellingen. Hierbij maak je teams van verschillende afdelingen samen verantwoordelijk voor één eindresultaat. Dit is een enorm krachtige manier om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren.
Een praktijkvoorbeeld uit een techbedrijf:
- Geef het Productteam, Marketing en Sales een gezamenlijke KPI, zoals 'het aantal actieve gebruikers van de nieuwe feature in het eerste kwartaal'. Ineens hebben alle drie de teams een direct belang bij een goed product, een duidelijke boodschap én een succesvolle verkoop.
Deze aanpak dwingt teams om verder te kijken dan hun eigen takenlijstje. Het zet aan tot proactieve communicatie en gezamenlijke probleemoplossing. De vraag verschuift van "Heb ik mijn taak af?" naar "Hebben wij ons doel gehaald?".
De infographic hieronder laat goed zien welke obstakels een soepele samenwerking vaak in de weg staan.
Zoals je ziet, zijn een silomentaliteit en tegenstrijdige doelen vaak de boosdoeners – precies de problemen die je met gezamenlijke doelstellingen direct aanpakt.
Creëer duidelijke spelregels en een veilige omgeving
Zelfs met de beste intenties loopt samenwerking spaak zonder duidelijke communicatieafspraken. Stel daarom een eenvoudig raamwerk op. Leg vast waar, wanneer en hoe belangrijke informatie wordt gedeeld. Dit voorkomt die eindeloze stroom aan CC-mails en de bekende frustratie van "oh, dat wist ik niet".
In het Nederlandse bedrijfsleven wordt multidisciplinair werken steeds belangrijker. Toch blijkt uit onderzoek van KPMG dat bij 46% van de organisaties een gebrek aan effectieve samenwerking tussen de business- en data-afdelingen een grote belemmering vormt. Het opzetten van multidisciplinaire teams helpt om deze kloof te dichten en zorgt ervoor dat collega's elkaars werk beter gaan begrijpen.
Het allerbelangrijkste ingrediënt is misschien wel een psychologisch veilige omgeving. Zie het als de vruchtbare bodem waarop alles kan groeien.
In een veilige cultuur durven mensen openlijk te praten over uitdagingen, fouten en onzekerheden, zonder bang te zijn voor negatieve gevolgen. Ze stellen vragen als ze iets niet snappen en geven eerlijke feedback. En juist dat is essentieel om problemen snel op te lossen. Wil je hier meer over weten, lees dan verder over wat psychologische veiligheid op de werkvloer precies inhoudt. Zonder dit fundament is elke andere poging tot verbetering gedoemd te mislukken.
Praktische manieren om silo's te doorbreken
Een stevig fundament is de basis, maar nu is het tijd voor actie. Hoe breek je die vastgeroeste silo's nou écht in de praktijk af? Het antwoord is verrassend simpel: creëer situaties waarin collega’s van verschillende afdelingen wel moeten samenwerken aan iets concreets.
De sleutel tot succes is om samenwerking niet te zien als een extra taak, maar als een natuurlijk onderdeel van het dagelijkse werk. Alleen dan wordt het een duurzame gewoonte in plaats van een tijdelijk, geforceerd project.
Zet multidisciplinaire projectteams op
Een van de meest effectieve manieren om muren te slopen, is door mensen met verschillende achtergronden samen aan één project te laten werken. Dit gaat veel verder dan een wekelijks overleg; het betekent dat ze van begin tot eind gezamenlijk de eigenaar zijn van het resultaat.
Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van een nieuw product. Traditioneel bouwt de R&D-afdeling iets, gooit het over de schutting naar Marketing voor de promotie, en de Klantenservice vangt de vragen op. Dit is een recept voor misverstanden en een eindproduct dat nét niet aansluit bij wat de klant echt wil.
Draai het om met een multidisciplinair team:
- Een Productontwikkelaar die de technische haalbaarheid bewaakt.
- Een Marketeer die vanaf dag één meedenkt over de positionering en de klantvoordelen.
- Een Klantenservicemedewerker die de meest gehoorde feedback van echte klanten inbrengt.
Zo’n team werkt als een eenheid aan het product. Het resultaat? Niet alleen een veel beter product, maar ook een flinke dosis wederzijds begrip. De marketeer snapt ineens de technische beperkingen en de ontwikkelaar begrijpt eindelijk de diepere klantvraag. Dit soort teams zijn een absolute motor om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren.
Organiseer 'job shadowing' dagen
Onbekend maakt onbemind, zo simpel is het. Veel frictie tussen afdelingen ontstaat doordat medewerkers geen flauw benul hebben wat hun collega's een paar deuren verderop de hele dag doen. Een 'job shadowing' dag is een laagdrempelige, maar ontzettend krachtige manier om dit te veranderen.
Laat een developer bijvoorbeeld eens een dag meelopen met het salesteam. Hij of zij hoort dan met eigen oren tegen welke bezwaren klanten aanlopen en hoe de software nu echt in de praktijk wordt verkocht. Andersom kan een salesmedewerker een dag meekijken bij de klantenservice om te zien welke problemen er ná de verkoop ontstaan. Dit soort inzichten zijn goud waard en kweken direct meer empathie en betere communicatie op de werkvloer.
Kennis die binnen één afdeling blijft hangen, is een gemiste kans voor de hele organisatie. Een centrale, toegankelijke plek voor informatie is geen luxe, maar een absolute noodzaak.
Creëer een centrale kennisbank
Cruciale informatie die vastzit in iemands mailbox of op een lokale schijf van een afdeling is funest voor de efficiëntie. Een bedrijfsbrede kennisbank, bijvoorbeeld in een tool als Notion of Confluence, maakt informatie voor iedereen direct toegankelijk.
Wat zet je hierin? Denk aan:
- Processen en workflows: Hoe vraag je budget aan? Hoe wordt een nieuwe klant geholpen?
- Productinformatie: De laatste updates, handleidingen en veelgestelde vragen.
- Projectdocumentatie: Verslagen van meetings, genomen besluiten en de volgende stappen.
Een centrale kennisbank zorgt ervoor dat iedereen werkt met dezelfde, actuele informatie. Dit voorkomt dubbel werk en helpt nieuwe medewerkers veel sneller op gang. Het is een praktische stap die de afhankelijkheid van individuen vermindert en de collectieve kennis van het hele bedrijf versterkt. Uit gegevens van het CBS blijkt dat veel innovatieve bedrijven wel samenwerken, maar dat een gebrek aan partners dit proces juist belemmert, wat het belang van interne structuren onderstreept. Lees de volledige analyse over innovatie en samenwerking op de website van het CBS.
De onmisbare rol van leiderschap
Elke serieuze verandering in een organisatie wordt gedragen door de medewerkers, maar het startschot klinkt altijd aan de top. Als het management niet écht achter een nieuwe manier van werken staat, is elke poging om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren gedoemd te mislukken. Leiderschap is hierin geen passieve rol; het vraagt om actieve, zichtbare betrokkenheid.
Leidinggevenden moeten het goede voorbeeld geven. Zo simpel is het. Dit betekent dat ze zélf actief de samenwerking opzoeken met collega's van andere afdelingen en laten zien hoe het moet. Wanneer managers openlijk de successen van cross-functionele teams vieren, sturen ze een krachtige boodschap naar de hele organisatie: "kijk, dit is hoe we hier werken en dit is wat we waarderen."
Veranker samenwerking in de beoordelingscyclus
Om samenwerking echt in het DNA van je bedrijf te krijgen, moet het meer zijn dan een mooi streven op een poster. Veranker het in de systemen die het gedrag van medewerkers sturen, zoals de beoordelingscyclus. Zolang mensen alleen worden afgerekend op hun individuele prestaties, is het niet meer dan logisch dat ze daar hun prioriteit leggen.
Pas de beoordelingscriteria dus aan. Beoordeel medewerkers niet alleen op wat ze zelf hebben bereikt, maar ook op hun bijdrage aan het succes van ándere teams. Maak dit tastbaar tijdens functioneringsgesprekken met vragen als:
- Hoe heb jij de marketingafdeling geholpen hun doelen te bereiken?
- Welke kennis heb je proactief gedeeld met het development team?
- Hoe heb je feedback gegeven waar een ander team echt iets aan had?
Door dit soort elementen op te nemen, maak je glashelder dat samenwerken geen 'leuk extraatje' is, maar een kerncompetentie. Het stimuleert een cultuur van geven en nemen, waarin collega's elkaar helpen om gezamenlijk succesvol te zijn. Wil je hier serieus werk van maken, verdiep je dan in de cruciale competenties van een leidinggevende om zo’n cultuur te bouwen.
Faciliteer de kracht van informele momenten
Professionele samenwerking draait op processen en tools, maar wordt gedragen door persoonlijke relaties. Als collega's elkaar op menselijk niveau kennen en vertrouwen, verloopt de professionele interactie stukken soepeler. Het is nu eenmaal veel makkelijker om een collega van een andere afdeling om hulp te vragen als je vorige week nog samen hebt geluncht.
Een gezamenlijke projectborrel of een teamlunch is geen kostenpost, maar een investering in sociaal kapitaal. Juist deze informele momenten leggen de basis voor vertrouwen en open communicatie.
Leiders spelen een cruciale rol in het mogelijk maken van deze contactmomenten. Stimuleer teams om successen samen te vieren en creëer laagdrempelige gelegenheden waar mensen van verschillende afdelingen elkaar op een ontspannen manier kunnen ontmoeten. Dit kan variëren van een gezamenlijke vrijdagmiddagborrel tot een georganiseerde kennissessie met een goede lunch.
Hoe belangrijk een gestructureerde aanpak is, zien we terug in data over externe samenwerking. Bedrijven met een specifieke afdeling voor innovatieve samenwerking rapporteren een slagingspercentage van 73% bij projecten met externe partners. Dat staat in schril contrast met de 49% bij bedrijven die zo'n afdeling niet hebben. Het laat zien dat bewuste sturing vanuit het management, zowel intern als extern, een doorslaggevende factor is. Ontdek meer inzichten over de succesfactoren van samenwerking op Nederland Digitaal. Uiteindelijk bouwen leiders zo aan een cultuur waarin samenwerken de vanzelfsprekende norm wordt.
Samenwerking meetbaar maken en blijven verbeteren
Oké, de basis staat, het management is aan boord en de eerste muren tussen afdelingen brokkelen af. Maar hoe weet je nu of al die moeite om de samenwerking te verbeteren ook echt iets oplevert? Zonder te meten, vaar je blind. Het is cruciaal om de voortgang tastbaar te maken, niet alleen voor de directie, maar juist ook voor de teams op de werkvloer.
Het klinkt misschien wat vaag, het meten van zoiets 'zachts' als samenwerking. Toch hoeft het helemaal niet ingewikkeld te zijn. Je kunt klein beginnen met een paar effectieve methoden die je direct concrete inzichten geven. Zo zie je precies waar je staat en waar de volgende kansen voor verbetering liggen.
Simpele methoden om vooruitgang te monitoren
Een laagdrempelige en toch krachtige start is een korte, jaarlijkse enquête. Vraag medewerkers simpelweg om de samenwerking met andere, specifieke afdelingen een cijfer te geven. Koppel hier een open vraag aan, zoals: "Wat is het belangrijkste dat we komend jaar kunnen doen om de samenwerking met afdeling X te verbeteren?". Dit levert je zowel harde cijfers als waardevolle, kwalitatieve feedback op.
Kijk je liever naar hardere data? Dan is de doorlooptijd van cross-functionele projecten een uitstekende indicator. Merk je dat projecten waarbij meerdere afdelingen de handen ineenslaan sneller worden afgerond dan een jaar geleden? Dan is dat een ijzersterk signaal dat de efficiëntie omhoog is en de frictie omlaag.
Successen vieren is geen luxe, het is een essentieel onderdeel van het veranderingsproces. Het laat zien dat de nieuwe manier van werken loont en motiveert iedereen om ermee door te gaan.
Vier de successen en creëer een feedbackloop
Als een project een succes wordt dankzij die nieuwe, soepele samenwerking, schreeuw het dan van de daken. Deel het verhaal in de interne nieuwsbrief of geef het projectteam een podium tijdens de volgende bedrijfsmeeting. Dit maakt de voordelen van samenwerken tastbaar en inspireert anderen.
Stel je voor: Marketing en IT lanceren samen een nieuwe website, 20% sneller dan gepland en de eerste gebruikers zijn razendenthousiast. Door dit succes breed uit te meten, laat je concreet zien: dit is wat er gebeurt als we écht samen optrekken.
Om van verbetering een doorlopend proces te maken, is een structurele feedbackloop onmisbaar. Een ideaal moment hiervoor is direct na de afronding van een project. Organiseer dan een korte project retrospective met alle betrokkenen.
Houd de structuur simpel en effectief:
- Wat ging er goed in onze samenwerking?
- Wat had er beter gekund?
- Welke concrete actie nemen we mee naar het volgende project?
Door dit soort open gesprekken te faciliteren, creëer je een omgeving waarin teams continu van elkaar leren. Zo wordt samenwerking verbeteren geen eenmalig project met een einddatum, maar een vast onderdeel van jullie DNA. Het wordt een gewoonte, en dat is precies wat je wilt bereiken.
Veelgestelde vragen over samenwerking
Zelfs met het beste plan en de goede intenties loop je in de praktijk vaak tegen dezelfde hobbels aan. Hier duiken we in een paar vragen die wij vaak horen wanneer organisaties de samenwerking tussen afdelingen proberen te verbeteren.
Hoe krijg ik mijn manager mee in dit verhaal?
De sleutel is om het niet over het 'probleem' te hebben, maar over de businesscase. Een vage klacht over "slechte communicatie" landt meestal niet. Wat wél werkt, is het verzamelen van concrete, pijnlijke voorbeelden die direct de bedrijfsresultaten raken.
Waar lopen projecten nu echt vast? Waar wordt er dubbel werk gedaan omdat teams niet van elkaar weten wat ze doen? Probeer dit te koppelen aan concrete kosten, verloren manuren of zelfs gemiste omzetkansen. Presenteer dit vervolgens niet als een klacht, maar als een kans. Bijvoorbeeld: "Als we de doorlooptijd van project X met 15% verkorten door betere afstemming, besparen we Y euro." Begin met een klein, laagdrempelig pilotproject met een andere afdeling om de voordelen snel zichtbaar te maken.
Welke tools zijn nu écht essentieel?
Een tool is nooit de oplossing op zich; de afspraken die je eromheen maakt, zijn veel belangrijker. Maar als je het goed aanpakt, kunnen de juiste tools het proces enorm versoepelen. In de basis heb je drie dingen nodig:
- Een gedeeld projectmanagementplatform: Tools als Asana, Trello of Jira zorgen voor transparantie. Iedereen kan direct zien wie wat doet en wat de status is. Geen onduidelijkheid meer.
- Een centraal communicatiekanaal: Denk aan Slack of Microsoft Teams. Dit haalt de druk van die eindeloze e-mailthreads en maakt snelle, contextgebonden gesprekken mogelijk.
- Een centrale plek voor kennis: Met een tool als Confluence of Notion voorkom je dat cruciale informatie in iemands hoofd of mailbox blijft steken. Zo heeft iedereen altijd toegang tot dezelfde, up-to-date informatie.
Onthoud goed: het doel van een tool is niet om méér te communiceren, maar om gerichter en transparanter te communiceren. Kies een paar tools die passen bij jullie werk en maak glasheldere afspraken over hoe je ze gebruikt.
Wat als één specifieke afdeling dwarsligt?
Weerstand komt zelden voort uit pure onwil. Meestal zit er iets anders achter, zoals de angst om controle te verliezen of onzekerheid over een nieuwe werkwijze die ze niet kennen. Probeer dus niet te pushen, maar ga het gesprek aan om de échte reden achter de weerstand te achterhalen.
Een slimme zet is om de sleutelfiguren van die afdeling zo vroeg mogelijk te betrekken. Geef ze een actieve, betekenisvolle rol en vraag om hun input. Wat vooral helpt, is benadrukken wat het hen oplevert. Hoe gaat deze verandering hun werk makkelijker, beter of leuker maken? Begin met een klein, gezamenlijk project en laat de positieve resultaten het overtuigingswerk voor je doen.
Wil je de samenwerking in jouw organisatie écht naar een hoger niveau tillen met bewezen methoden? Growth Assembly biedt praktische teamtrainingen en coachingstrajecten die psychologische inzichten vertalen naar direct resultaat op de werkvloer. Ontdek onze programma's op https://www.growthassembly.nl.
