Een communicatietraining kies je op je briefing, niet op de brochure. Beschrijf welk gedrag je wilt zien veranderen, kies bewust tussen incompany en open inschrijving, en vraag elke aanbieder hoe hij de sessie voorbereidt en wat er daarna gebeurt. Die drie dingen scheiden maatwerk van een standaardprogramma.
Dit artikel gaat over de fase na het besluit. Je koopt iets in waarvan je de kwaliteit pas achteraf ziet, voor een groep die je niet allemaal even enthousiast krijgt. Hieronder staat wat je zelf voorbereidt, wat je een aanbieder vraagt en hoe je het effect vasthoudt.
Begin bij de briefing, niet bij de agenda
De meeste aanvragen bij trainingsbureaus bestaan uit één zin: “we willen iets doen aan de communicatie in ons team.” Daar kan niemand een programma op bouwen. De aanbieder valt dan terug op zijn standaardmodules, en dat is precies de dag waar je bang voor was. Een halve A4 is genoeg, mits de juiste dingen erin staan.
Wat er in elke briefing hoort
- Twee concrete situaties van de afgelopen maand. Niet “de afstemming loopt stroef”, maar: “de briefing voor campagne X ging drie keer heen en weer voordat iemand vroeg wat er bedoeld werd.” Hier bouwt een goede trainer zijn oefeningen op.
- Wie er in de zaal zit. Aantal, rollen, wie leidinggevende is van wie, hoe lang ze samenwerken. Een team dat vijf jaar samen is, heeft een ander vertrekpunt dan een team dat net is samengevoegd.
- Wat er al geprobeerd is. Inclusief wat niet werkte. Als er twee jaar geleden een sessie was waar het team met opgetrokken wenkbrauwen op terugkijkt, moet de trainer dat weten voordat hij binnenkomt.
- Wat eronder ligt. Een aanstaande reorganisatie, een leidinggevende die net begonnen is, een sluimerend conflict tussen twee mensen. Dit deel je vertrouwelijk en het hoeft niet in de zaal ter sprake te komen, maar een trainer die het niet weet, loopt er blind in.
- Wat er over drie maanden anders moet zijn, in waarneembaar gedrag. “Betere communicatie” is geen doel. “Mensen zeggen het in het overleg in plaats van erna in de wandelgang” is er wel een, en je kunt zien of het gebeurt.
- De randvoorwaarden. Taal (bij internationale teams een echte keuze, geen detail), beschikbare tijd, locatie, en of er mensen zijn die eerder weg moeten.
- Wat er niet op tafel mag. Soms houd je een onderwerp bewust buiten de sessie, bijvoorbeeld omdat een besluit nog niet openbaar is. Zeg dat vooraf.
Waar je die informatie vandaan haalt
Stel elk teamlid één vraag, bijvoorbeeld: welk gesprek stel jij op dit moment uit? Lees de laatste twee projectevaluaties terug op terugkerende formuleringen. En zit één keer een regulier overleg uit als toeschouwer, puur om te zien wie er aan het woord komt en of aan het eind duidelijk is wie wat doet. Dat uur levert meestal meer op dan een vragenlijst.
Krijg je die twee concrete situaties niet opgeschreven, dan is dat op zichzelf informatie. Misschien zit het knelpunt niet in de communicatie maar in de rolverdeling of in een ontbrekend gezamenlijk doel. In ons artikel over teamdynamiek verbeteren staat hoe je dat onderscheid maakt voordat je iets inkoopt.
Incompany of open inschrijving
Dit is de eerste echte keuze en hij bepaalt meer dan de inhoud. Bij een open inschrijving stuur je een of twee mensen naar een training met deelnemers uit andere organisaties. Incompany komt de trainer naar jou toe en zit het hele team in de zaal.
| Aspect | Incompany | Open inschrijving |
|---|---|---|
| Inhoud | Gebouwd rond jullie eigen situaties | Algemeen programma, voorbeelden uit uiteenlopende organisaties |
| Waarmee je oefent | Gesprekken die je volgende week echt voert, met de mensen met wie je ze voert | Gesprekken met onbekenden, veiliger om te oefenen, minder direct overdraagbaar |
| Effect op het team | Het hele team maakt samen afspraken die daarna voor iedereen gelden | Eén deelnemer komt terug met kennis die de rest niet heeft |
| Openheid in de zaal | Vertrouwde omgeving helpt, aanwezigheid van de leidinggevende vraagt om goede begeleiding | Anonimiteit maakt kwetsbaar oefenen makkelijker |
| Planning | Eén datum voor iedereen, de agenda’s zijn de bottleneck | Individueel in te plannen, geen teamagenda nodig |
| Kies dit als | Het knelpunt zit tussen mensen die dagelijks samenwerken | Eén of twee mensen zich willen ontwikkelen, of het team te klein is voor een eigen sessie |
De vuistregel: gaat het over de vaardigheid van een individu, dan volstaat open inschrijving. Gaat het over hoe deze mensen met elkaar omgaan, dan is incompany de enige vorm die het patroon zelf op tafel krijgt. Hoe zo’n programma wordt opgebouwd, lees je op onze pagina over bedrijfstraining op maat.
Groepsgrootte en duur: waar de afruil zit
Bij groepsgrootte gaat het om oefentijd: elke deelnemer extra betekent minder beurten per persoon. Rond de acht tot twaalf deelnemers komt iedereen nog aan bod en blijft er genoeg variatie in perspectieven. Boven de vijftien wordt het meer uitleg en minder oefening, tenzij je met twee begeleiders werkt of de groep splitst. Een aanbieder die zegt dat het niet uitmaakt en groepen tot vijfentwintig aankan, verkoopt je een presentatie.
| Vorm | Wat je realistisch bereikt | Waar je op let |
|---|---|---|
| Eén dagdeel | Eén onderwerp introduceren, een gemeenschappelijke taal neerzetten, kort oefenen | Te kort om gevoelige onderwerpen open te leggen en netjes af te ronden |
| Hele dag | Introduceren, oefenen met eigen situaties, en afspraken maken die je meeneemt | De middag vraagt strakke regie, plan het zwaarste onderdeel voor de lunch |
| Twee dagdelen met weken ertussen | Oefenen, in de praktijk uitproberen, terugkomen met wat er misging | Vraagt discipline om de tussenperiode echt te gebruiken |
| Dag plus terugkomsessie | Gedrag dat beklijft, omdat het na een paar maanden opnieuw wordt aangescherpt | Zet de tweede datum in de agenda voordat de eerste plaatsvindt |
De laatste vorm levert het meeste op. Het moment waarop mensen terugvallen in oude patronen ligt namelijk niet tijdens de sessie, maar zes tot tien weken erna.
De vragen die je stelt voordat je boekt
Dit is het gesprek waarin je het verschil ziet tussen partijen. Leg elke aanbieder dezelfde vragen voor en let net zo goed op wat er terugkomt als op hoe snel het komt.
1. Wat wil je van tevoren van ons weten?
Verreweg de belangrijkste vraag, en je stelt hem het liefst als eerste. Je zoekt een aanbieder die zelf om een intake vraagt, om jouw voorbeelden vraagt en die vooraf kort met een paar deelnemers wil spreken. Komt het antwoord neer op “stuur maar een datum door”, dan weet je genoeg.
2. Wie staat er die dag voor de groep?
Vraag naar de naam van de trainer, niet naar het bureau. Vraag naar achtergrond, certificeringen en hoeveel van dit soort teams hij of zij per jaar begeleidt. Bij ons is dat concreet: Lex van Lynden en Roselind Gan staan zelf voor de groep, beiden ICF-gecertificeerd coach (ACC) en Extended DISC gecertificeerd, met werkervaring in Nederland en in Azië. Bij internationale teams is dat laatste geen detail.
3. Hoeveel van de dag is oefenen met onze eigen situaties?
Vraag door tot je een concreet antwoord hebt: hoe ziet de dagindeling eruit, welke werkvormen worden gebruikt, waar komt het oefenmateriaal vandaan? Het antwoord dat je zoekt is dat het grootste deel van de tijd geoefend wordt, met materiaal uit de intake.
4. Wat doe je als het gesprek de diepte in gaat?
In een echte teamsessie komt er vroeg of laat iets op tafel dat niet in het programma stond. Een oude irritatie, een verwijt, iemand die stilvalt. Je wilt een begeleider die dat verwacht, die inschat of het onderwerp in de groep thuishoort of in een apart gesprek, en die het niet wegdrukt om bij zijn programma te blijven. Vraag om een voorbeeld.
5. Wat gebeurt er na afloop?
Vraag wat er standaard in het aanbod zit: een terugkomsessie, een terugkoppeling aan de leidinggevende, afspraken die het team zelf vastlegt. Vraag ook wat de aanbieder van jou verwacht in de weken erna. Wie daar een duidelijk antwoord op heeft, heeft nagedacht over wat er buiten de zaal gebeurt.
6. Waarvoor is dit niet de oplossing?
De vraag die het meest verraadt. Je zoekt iemand die durft te zeggen dat een sessie niet het juiste instrument is bij een individueel functioneringsprobleem, bij een lopend arbeidsconflict of in de week waarin een reorganisatie wordt aangekondigd. Een aanbieder die overal ja op zegt, luistert niet.
7. Werken jullie met een model, en waarvoor gebruik je het?
Veel aanbieders zetten een gedragsmodel in om het gesprek op gang te brengen. Dat werkt goed, mits het doel klopt: het hoort te gaan over ontwikkeling en elkaar beter begrijpen, niet over werving, selectie of beoordeling. Een aanbieder die dat onderscheid uit zichzelf maakt, weet waar hij mee bezig is. Hoe zo’n model uitpakt, beschrijven we in ons artikel over de DISC workshop.
8. Mogen we iemand spreken die dit eerder heeft gedaan?
Vraag om een referentie uit een vergelijkbare situatie, en vraag die referentie niet of het leuk was maar wat er zes maanden later nog van over was. Dat is het antwoord dat telt.
9. Wat verwachten jullie van ons?
Een goede aanbieder stelt ook eisen aan de opdrachtgever: dat de leidinggevende meedoet in plaats van toekijkt, dat de agenda echt vrij is, dat er na afloop tijd komt voor opvolging. Komt er geen enkele wederzijdse verwachting op tafel, dan wordt het een dienst in plaats van een samenwerking.
Hoe goede aanbieders het opbouwen: intake, sessie, terugkomsessie
Vrijwel elk programma dat blijft hangen, kent dezelfde drieslag. Zo werken wij bij Growth Assembly ook, en het is een prima meetlat om andere partijen langs te leggen.
- Intake. Een gesprek met de opdrachtgever over doelen en context, plus korte vertrouwelijke gesprekken met een deel van de deelnemers. Die tweede stap geeft de dag zijn scherpte. Zonder die gesprekken werkt een trainer met jouw beeld van het team, en dat is het beeld van iemand die niet in alle kamers zit.
- De sessie zelf. Kort kader, veel oefenen met herkenbaar materiaal, en aan het eind afspraken die het team zelf formuleert en die concreet genoeg zijn om er de volgende dag iets mee te doen. Maximaal drie, want meer onthoudt niemand.
- Terugkomsessie. Zes tot tien weken later, een dagdeel. Niet om de stof te herhalen, maar om te bekijken wat inmiddels vanzelf gaat, wat is teruggevallen en waarom. Hier veranderen de afspraken van dag één van goede voornemens in hoe het hier gaat.
Staat in een offerte alleen de middelste stap, vraag dan wat de eerste en de derde erbij zouden betekenen. Dat gesprek levert meer op dan onderhandelen over de dagprijs.
Je deelnemers voorbereiden zodat de dag telt
De toon waarop je een sessie aankondigt, bepaalt grotendeels wat er de eerste twee uur gebeurt. Een team dat denkt op cursus te moeten omdat het iets fout doet, zit met de armen over elkaar. Wat verschil maakt:
- Kondig het aan als werksessie, niet als uitje en niet als correctie. “Ik zie dat we dingen achteraf bespreken die we beter tijdens het overleg kunnen zeggen, en daar wil ik samen wat aan doen” landt beter dan een uitnodiging met een programma eraan geniet.
- Deel geanonimiseerd wat je hebt opgehaald. Leg de knelpunten open op tafel en vraag of het team ze herkent. Mensen werken mee aan een probleem dat ze zelf hebben helpen benoemen.
- Vraag vooraf één ding. Bijvoorbeeld: welk gesprek zou jij makkelijker willen kunnen voeren? Dat is genoeg. Uitgebreid huiswerk verhoogt vooral de weerstand.
- Maak de agenda echt vrij. Geen laptops open, geen mensen die om twee uur naar een klantafspraak moeten. Halve deelname is zichtbaar voor de hele groep en drukt de norm naar beneden.
- Wees duidelijk over je eigen rol. Als leidinggevende meedoen werkt, mits je zelf oefent en zelf om feedback vraagt. Vermoed je dat jouw aanwezigheid mensen dichthoudt, bespreek dat vooraf met de trainer.
- Praat apart met wie er echt niet in zit. Weerstand gaat bijna nooit over jou, maar over een eerdere sessie die niets opleverde. Vooraf ruim je dat op, in de zaal veel moeilijker.
Wil je het team alvast iets meegeven, dan is luistergedrag de praktischste ingang. Ons artikel over wat actief luisteren is lees je in een paar minuten en gaat over iets wat iedereen die week toepast.
Het effect vastzetten na afloop
Leg de afspraken vast tijdens de sessie, niet erna. Wat het team aan het eind van de dag zelf formuleert, gaat mee de deur uit. Wat jij een week later opschrijft, is jouw plan geworden. Houd het op maximaal drie en formuleer ze zo dat je kunt zien of ze gebeuren. “We geven elkaar meer feedback” kun je niet zien. “We sluiten elk projectoverleg af met tien minuten waarin we benoemen wat goed ging en wat anders moet” wel.
Bouw het in bestaande overleggen in. Geen nieuw ritueel dat na drie weken van de agenda valt, maar een vast onderdeel van wat er toch al staat: een korte check-in aan het begin van het teamoverleg, of tien minuten aan het eind van een projectevaluatie.
Ga zelf voorop. De leidinggevende die als eerste om feedback vraagt en daar niet defensief op reageert, doet meer voor de norm dan het hele programma. Eén keer zichtbaar iets veranderen naar aanleiding van wat iemand zei, maakt de rest van het team bereid het ook te proberen.
Kies vooraf twee of drie signalen die je volgt. Hoeveel besluiten er aan het eind van een overleg vastliggen. Hoe vaak een opdracht opnieuw moet omdat de bedoeling niet duidelijk was. Wat de scores over samenwerking doen in het medewerkersonderzoek dat je toch al afneemt. Kijk waar het staat voordat de sessie plaatsvindt, en een paar maanden later opnieuw. Dan heb je voor de volgende begroting een verhaal dat verder gaat dan “het was een goede dag”.
Verwacht daarbij terugval. Het punt is niet of een oud patroon terugkomt, maar of iemand het benoemt als het terugkomt. De dagelijkse technieken die daaronder liggen, werkten we uit in ons artikel over teamcommunicatie verbeteren.
Veelgestelde vragen
Is één dagdeel genoeg?
Voor het introduceren van één onderwerp en een gezamenlijke taal, ja. Voor onderwerpen waar emotie bij komt kijken is een dagdeel krap: je legt iets open en hebt te weinig tijd om het netjes af te ronden. Heb je maar één dagdeel, kies dan één afgebakend thema in plaats van een rondje langs alles.
Moet de leidinggevende erbij zijn?
Meestal wel, en dan volwaardig meedoen. Het team leest die aanwezigheid als het antwoord op de vraag hoe serieus dit is. Een uitzondering geldt als het gedrag van de leidinggevende zelf onderdeel van het knelpunt is. Dan werkt een gesplitste opzet beter: eerst apart, daarna samen. Bespreek dit tijdens de intake, daar is die voor.
Werkt dit ook online of hybride?
Voor kennis en korte oefeningen werkt online prima en het scheelt reistijd bij verspreide teams. Voor de gesprekken waar het echt om gaat, wil je mensen in dezelfde ruimte, want non-verbaal gedrag komt door een scherm maar half over. Een werkbare mix is online voor theorie en voorbereiding, fysiek voor de sessie waarin geoefend wordt.
Hoe vaak herhaal je zoiets?
Zie het als onderhoud. Een stevige basissessie met terugkomsessie zet de fundamenten neer. Daarna zijn er natuurlijke momenten om bij te schakelen: een team dat groeit, een nieuwe leidinggevende, twee afdelingen die samengaan. Op die momenten is een kortere sessie effectiever dan het hele programma opnieuw.
Hoe weten we of het echt aan de communicatie ligt?
Test het met één vraag: als iedereen morgen perfect zou communiceren, zou het probleem dan weg zijn? Is het antwoord nee, dan zit het ergens anders, meestal in onduidelijke rollen of in een gebrek aan gezamenlijk doel. Zet dat vermoeden gewoon in je briefing. Een goede aanbieder vraagt er tijdens de intake op door en verschuift zo nodig het programma.
Waar je begint
Schrijf deze week de twee concrete situaties op. Bepaal wat er over drie maanden zichtbaar anders moet zijn. Kies incompany of open inschrijving op basis van de vraag of het knelpunt tussen mensen zit of bij een individu. Leg dezelfde negen vragen voor aan twee of drie aanbieders, en let vooral op wie er als eerste iets terugvraagt. De partij die het meeste wil weten voordat hij een programma stuurt, levert bijna altijd de beste dag.
Wil je sparren over wat er in jouw team speelt en welke vorm daarbij past? Bij Growth Assembly begint elk traject met een intake waarin we precies deze vragen doornemen.
Wil je hier niet alleen over lezen maar er met je hele team aan werken? Dat is precies wat we doen in onze teamcoaching en de DISC teamtraining.
